Functionaliteiten/mogelijkheden Exact Online

Inmiddels is het voor de meeste van jullie al weer meer dan een jaar geleden dat jullie met Exact Online zijn gaan werken. We hopen dat iedereen die vanaf Accountview is overgestapt, inmiddels gewend is geraakt aan Exact Online. En dat jullie de vele voordelen ervaren die het programma biedt in het automatiseren en digitaliseren van de administratie.

Uiteraard is het onmogelijk om alle functionaliteiten en mogelijkheden die het programma biedt al te kennen en daarom willen wij in dit bericht nog wat handvaten bieden.

Optimaliseren afletteren bankmutaties

  • Het toevoegen van een IBAN van de klant/leverancier op de relatiekaart.
    Het IBAN van de klant is natuurlijk niet vooraf in bezit, maar kan worden toegevoegd, zodra de eerste betaling van de klant wordt ontvangen op de bank. Kopieer het bankrekeningnummer uit de af te handelen posten en open een tweede scherm*, dan kan deze vervolgens toegevoegd worden aan de relatiekaart. Het bankrekeningnummer van de leveranciers kunt u direct toevoegen bij het inboeken van de inkoopfactuur.
  • Het gebruiken van toewijzingsregels bij pintransacties of transacties zonder factuur.
    Vink de betreffende mutatie aan, kies rechtsboven voor ‘toewijzen’ en wijs een relatie (bij pintransacties) of grootboek met BTW-code (bij transacties zonder factuur) toe. Zet het vinkje aan bij “aanmaken” en geeft de criteria op bij “woorden” waaraan de transactie moet voldoen om dit in het vervolg aan het juiste grootboek/relatie toe te wijzen.

*een tweede scherm kun je openen door bovenin de internetpagina met je rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor dupliceren/tabblad kopiëren.

Wanneer bovenstaande tips worden toegepast, zal de verwerking van de bankmutaties flinke tijdwinst opleveren.

Inzicht in de administratie                                                             

  • Instellen kolommen en filters
    Niet iedereen is geïnteresseerd in dezelfde overzichten of gegevens. Daarom kun je in Exact ook zelf je kolommen en filters bepalen. In ongeveer ieder scherm waar je zit kom je rechts bovenin het icoontje met de sleutel en schroevendraaier tegen. Hier kun je op klikken en kiezen voor aanpassen.
    Vervolgens kun je kolommen en filters toevoegen, verwijderen en verplaatsen. Zodat je kunt zien, wat je wilt zien.
    1. Op een grootboekkaart kun je de kolommen BTW-code en BTW-bedrag toevoegen, zodat je snel ziet of je wel overal de BTW correct en volledig hebt toegepast.
    2. In het overzicht “Balans / Winst&Verlies kun je onder “bekijken” instellen “Start grootboekkaart: Groepeer op” instellen op “geen”. Deze optie zorgt ervoor dat, als vanuit de Balans / Winst&Verlies door wordt geklikt op een saldo, direct de mutaties op die grootboekkaart zichtbaar worden in plaats van eerst de mutaties per periode.
    3. Bij de overzichten van de debiteuren en crediteuren kun je zo de kolom “oorspronkelijk” toevoegen en “openstaand V.V.” verwijderen, zodat je direct kunt zien of een klant bijvoorbeeld slechts een deel van een factuur heeft voldaan.
  • Terugzoeken transactie
    Soms ben je in de veronderstelling dat een openstaande debiteur of crediteur toch echt betaald of ontvangen is. Om dit snel terug te kunnen vinden zijn er een aantal opties.
    1. Middels transactie zoeken
    Hier ga je naar toe via “Financieel > overzichten > transactie zoeken”.
    Let op: de zoekgegevens worden onthouden. Maak bij een volgende zoekopdracht het veld eerst volledig leeg.
    2. Door het factuurnummer in te typen in het zoekscherm rechts bovenin bij het vergrootglas met de tekst “Vind relaties, facturen, boeking”
    3. Door te gaan naar Relaties, Leveranciers/klanten, leverancierstransacties/klanttransacties. Typ hier de betreffende relatie in en klik op vernieuwen en zie alle mutaties die op deze
    klantkaart zijn gedaan.

Op deze manier is snel inzichtelijk of de betaling al is gedaan en juist is verwerkt in Exact of deze per ongeluk vanuit de bank direct naar het grootboek is geboekt in plaats van op de openstaande factuur.

Nog minder kans op dergelijke fouten én efficiencyverhoging geeft de optie “betalen” vanuit Exact. Dit is met een automatisch uitwisseling mogelijk bij de Rabobank en ING, waarbij de ING alleen in batch verwerkt. Bij de ABN en KNAB is het mogelijk via een handmatige uitwisseling.

Mocht u naar aanleiding van bovenstaande nog vragen hebben of zijn er zaken binnen Exact waarvan de gedachte is dat die wellicht makkelijker, sneller of efficiënter kunnen, neem dan gerust contact met ons op.